Henkilötietojen käsittely Helsingin Shakkiklubissa (HSK)
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) soveltaminen alkaa 25.5.2018. Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on parantaa EU-kansalaisten henkilötietojen suojaa. Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ikä, puhelinnumero ja osoite. Henkilörekisterejä taas ovat kaikki listat ja muut materiaalit, joissa tällaisia henkilötietoja esiintyy.
MITÄ TIETOJA HELSINGIN SHAKKIKLUBI KERÄÄ JA MIHIN NIITÄ KÄYTETÄÄN?
Rekisteröitynä yhdistyksenä Helsingin Shakkiklubi on velvollinen pitämään jäsenrekisteriä, johon kerätään
Jäsenen nimi*
Syntymävuosi
Osoite
Postinumero
Kunta*
Puhelinnumero
Sähköposti
Alaikäisiltä kerätään lisäksi huoltajan suostumus ja huoltajien yhteystiedot.*
*merkatut ovat lain mukaan pakollisia, muut ovat vapaaehtoisia.
Rekisteritietojen muuttuessa jäsenen tehtävänä on ilmoittaa muutoksista.
Helsingin Shakkiklubi ei välitä jäsentietojaan säännönmukaisesti eteenpäin, vaan tiedot pidetään luottamuksellisina. Yhteystietoja annetaan toisille jäsenille kilpailutoimintaan liittyen, erityisesti joukkuekilpailuihin liittyen. Muutoin yhteystietoja käytetään lähinnä jäsenten tiedottamiseen ja yhteydenpitoon.
Erikseen todetaan, että Suomen Shakkiliiton ylläpitämä lisenssijärjestelmä kuuluu Shakkiliitolle eikä HSK luovuta liitolle tai lisenssijärjestelmään henkilötietoja.
Peli-iltojen shakin valmennukseen liittyvää pelitoiminta julkaistaan netissä www.helsinginshakkiklubi.fi. Pelituloksiin liittyen julkaistaan nimi ja tulokset erilaisine tilastoineen. Peli-iltatoiminta on olennainen osa toimivaa järjestelmää ja HSK:oon historiaa. Näihin tallennettuja tietoja ei poisteta koskaan, sillä tietojen poistaminen rikkoisi koko järjestelmän.
Helsingin Shakkiklubi käyttää tiedottamiseen ja historiansa tallentamiseen pääsääntöisesti www.helsinginshakkiklubi.fi –sivustoa. Tälle sivustolle voidaan tallentaa nimiä, HSK:oon toimintaan liittyviä artikkeleita, pelejä tai niihin liittyviä asemia ja erilaisia tapahtumia kuvineen ja videoineen.
Helsingin Shakkiklubin järjestäessä kilpailuja, annetaan kuhunkin kilpailuun erikseen Suomen Shakkiliiton malliohjeiden mukainen erillinen tietoturvaan liittyvä ohjeisto. Pääasiallinen kanava kilpailuiden tallentamiseen on www.helsinginshakkiklubi.fi sekä pääasiallisena kilpailuohjelmistona SwissManager-nimistä ohjelmistoa, jolla tulokset välitetään pääsääntöisesti www.chess-results.com-tulossivustolle ja selolaskentaan.
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS JA KÄSITTELIJÖIDEN SITOUTTAMINEN
Kerättyjä henkilötietoja käsitellään Helsingin Shakkiklubissa luottamuksellisesti. HSK:oon tietohallinnosta vastaa hallitus ja tietosuojasta vastaavana toimii puheenjohtaja Matti Kauranen, yhteystiedot www.helsinginshakkiklubi.fi. Rekisterinpitäjänä toimivat hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri yhteisesti.
OMIEN TIETOJEN TARKISTAMINEN, MUOKKAAMINEN JA POISTAMINEN
Rekisteröidyillä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä. Henkilöllä on myös oikeus pyytää virheellisten tietojen korjaamista ja päivittämistä. Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos kerättyjä henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin. Henkilöllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu. Pyynnöt lähetetään keskitetysti puheenjohtajalle.